1. Identifikačné a kontaktné údaje prevádzkovateľa

Bezpečnosť vašich dát a ochrana vášho súkromia sú pre La Verde Tech s.r.o. kľúčovou prioritou. LAVERDE Hub (ďalej len „platforma“ alebo „CRM“) bol navrhnutý priamo pre potreby freelancerov a malých štúdií, preto kladieme mimoriadny dôraz na transparentnosť, bezpečnosť a férové spracúvanie údajov.

Tento dokument vysvetľuje, ako spracúvame, chránime a uchovávame osobné údaje používateľov našej platformy a ich klientov v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „GDPR“) a zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „Zákon o ochrane osobných údajov“).

Prevádzkovateľom, ktorý určuje účely a prostriedky spracúvania vašich osobných údajov, je:

LAVERDE Hub je dostupný na laverdehub.com (pôvodná adresa hub.laverdetech.sk sa na ňu presmerúva).

2. Naše postavenie: prevádzkovateľ vs. sprostredkovateľ

Pri používaní platformy LAVERDE Hub vystupuje La Verde Tech s.r.o. v dvoch rôznych rolách v závislosti od typu spracúvaných osobných údajov:

1. Sme prevádzkovateľom (Controller): vo vzťahu k osobným údajom vás ako nášho používateľa (freelancer, člen tímu, zástupca agentúry). Tieto údaje (napr. registračné, kontaktné a platobné údaje) potrebujeme na to, aby sme vám mohli poskytovať samotnú službu LAVERDE Hub, fakturovať ju a komunikovať s vami.
2. Sme sprostredkovateľom (Processor): vo vzťahu k osobným údajom, ktoré vy sami vkladáte do CRM (údaje o vašich klientoch, projektoch, úlohách, transakciách, kontaktoch a členoch tímu). Vy ste prevádzkovateľom týchto klientskych údajov a my ich spracúvame výhradne na základe vašich pokynov prostredníctvom funkčnosti našej aplikácie.

Tento druhý vzťah — my ako váš sprostredkovateľ — upravuje samostatná Zmluva o spracúvaní osobných údajov podľa čl. 28 ods. 3 GDPR. Nájdete v nej rozsah a účel spracúvania, naše povinnosti a v prílohe A aktuálny zoznam sub-sprostredkovateľov.

3. Aké údaje spracúvame a na aký účel

3.1 Údaje o používateľovi

La Verde Tech s.r.o. je vo vzťahu k nasledujúcim údajom prevádzkovateľom:

3.2 Údaje, ktoré vkladáte do CRM

Do systému môžete ukladať a spravovať dáta týkajúce sa vášho podnikania. La Verde Tech s.r.o. k týmto dátam pristupuje len automatizovane prostredníctvom kódu za účelom ich zobrazenia v rozhraní:

• Klienti / CRM: Meno, priezvisko, názov spoločnosti, IČO/DIČ, kontaktné údaje, stav.
• Projekty a úlohy: Názov projektu, termíny, rozpočet, hodinové sadzby, zaznamenaný čas (time-tracking), zodpovedné osoby.
• Financie a transakcie: Evidencia príjmov a nákladov, priradenie ku klientom a projektom, stavy transakcií.
• Kalendár: Udalosti prepojené s klientmi a projektmi.
• Email podpisy: Údaje zadané do šablón podpisov (meno, pozícia, telefón, logá, firemné prepojenia).
• Fakturácia a e-faktúry: vystavené a prijaté faktúry vrátane ich štruktúrovanej XML podoby, stavy doručenia, identifikátory v sieti Peppol.
• Súbory pripojené k projektom: dokumenty, ktoré k projektu nahráte.

4. Osobitné kategórie funkcií a bezpečnosť dát

4.1 Bezpečné poznámky

Sekcia „Bezpečné poznámky“ slúži na ukladanie vysoko citlivých informácií (napr. prístupové kódy, heslá, API kľúče).

4.2 AI funkcie (vstup a výstup cez Gemini API)

LAVERDE Hub disponuje pokročilými funkciami s podporou umelej inteligencie (Ponuka → projekt, Projekt → klientsky report, AI Note asistent a AI Copilot).

• Tieto funkcie využívajú oficiálne rozhranie Google Gemini API (Google Ireland Limited).
• Pre maximálnu bezpečnosť prebieha celá komunikácia cez náš serverový proxy server (server-side proxy) – API kľúče nie sú prístupné v prehliadači.
• Do rozhrania odchádza len obsah, ktorý pre danú funkciu sami odošlete — text briefu alebo pripojený súbor, položky cenovej ponuky, plán a údaje projektu pre report, alebo text poznámky. Neposielame doň vaše prihlasovacie údaje ani obsah tých častí účtu, ktorých sa funkcia netýka.
• Rozhranie používame v platenom režime. Podľa dodatočných podmienok služby Gemini API (Gemini API Additional Terms of Service) preto Google nepoužíva odoslaný obsah ani vygenerované odpovede na zlepšovanie svojich produktov ani na trénovanie modelov. V bezplatnom režime toho istého rozhrania by to platilo inak.

4.3 Tímy a zdieľanie ekosystému

Ak využívate funkciu zdieľania projektových tímov, zdieľate kompletný projektový ekosystém (vrátane úloh, poznámok, kalendára a odpracovaného času) s inými používateľmi prostredníctvom ich e-mailov. Ako vlastník projektu plne kontrolujete, komu udelíte prístup k zdieľanému ekosystému.

5. Príjemcovia a subdodávatelia

Osobné údaje nepredávame ani neposkytujeme neoprávneným tretím stranám. Pre prevádzku využívame služby týchto overených sprostredkovateľov:

1. Google Ireland Limited (Dublin, Írsko) – Infraštruktúra Firebase (Firestore databáza, Firebase Authentication pre bezpečné prihlasovanie, cloudové úložisko) a Google Gemini API (spracovanie AI požiadaviek).
2. Railway – poskytovateľ infraštruktúry, na ktorej beží aplikačný server platformy (Express/Node.js). Cez tento server prechádza všetka HTTP komunikácia medzi vaším prehliadačom a platformou, vrátane obsahu požiadaviek, autentifikačných tokenov a vašej IP adresy.
3. Google Analytics 4 (Google Ireland Limited) – Meranie návštevnosti verejných stránok a aplikácie s anonymizovanou IP adresou. Načíta sa až po udelení súhlasu v cookie lište; bez súhlasu sa nespustí a žiadny analytický cookie nevznikne.
4. Lhosting, s.r.o. (Slovenská republika) — certifikovaný poskytovateľ doručovacej služby pre elektronické faktúry (identifikátor EFSK000014, Peppol Access Point POP000926). Sprístupňujeme mu údaje nevyhnutné na doručenie dokladu: štruktúrované XML faktúry podľa normy EN 16931 (identifikácia dodávateľa a odberateľa, položky, sumy), technické identifikátory a stavy doručenia.
5. Poskytovateľ platobnej brány (bude integrovaný vo Fáze 2) – Spracovanie platieb za Pro plán prebehne bezpečne u certifikovaného spracovateľa, naša spoločnosť k údajom o kartách nemá prístup.
6. Štátne orgány – Len v prípadoch, kedy nám to ukladá zákon (napr. daňové úrady SR).

6. Doručovanie e-faktúr cez sieť Peppol

LAVERDE Hub je v registri Finančnej správy SR vedený ako sprostredkovateľ doručovacej služby. Vlastnú certifikáciu nemá — certifikovaným poskytovateľom za nami je Lhosting, s.r.o.

Ak použijete funkciu odoslania alebo prijatia e-faktúry, Lhosting koná ako náš sub-sprostredkovateľ: doklad doručí cez sieť Peppol a, ak to ukladá zákon, reportuje ho Finančnej správe.

Digitálneho poštára si vyberáte sami na portáli Finančnej správy. LAVERDE Hub funguje aj vtedy, keď si vyberiete iného poskytovateľa.

7. Zabezpečenie osobných údajov

Platforma LAVERDE Hub je technicky zabezpečená na vysokej úrovni:

• Šifrovanie prenosu: Celá komunikácia prebieha výhradne cez zabezpečený šifrovaný protokol HTTPS (SSL/TLS).
• Bezpečnostné pravidlá databázy: Prístup k dátam v databáze Firestore sa riadi bezpečnostnými pravidlami, ktoré sa vyhodnocujú na serverovej strane (Firestore Security Rules). Bez overenej identity prihláseného používateľa sa k dátam nedostane nikto.
• Zálohovanie: Dáta sú automaticky replikované a zálohované v rámci cloudového ekosystému pre elimináciu rizika ich straty.

8. Prenos osobných údajov do tretích krajín

Umiestnenie spracovania sa líši podľa toho, ktorý z poskytovateľov infraštruktúry (pozri Príjemcovia a subdodávatelia) vaše osobné údaje spracúva:

• Databáza, prihlasovanie a súborové úložisko (Google): hlavná databáza platformy je zriadená v multi-regióne Spojených štátov amerických (nam5) a spolu s prihlasovaním a súborovým úložiskom teda beží na infraštruktúre Google v USA. Tieto prenosy sú zabezpečené prostredníctvom rámca EU-U.S. Data Privacy Framework (pre certifikované subjekty) a Štandardnými zmluvnými doložkami podľa vykonávacieho rozhodnutia Komisie (EÚ) 2021/914.
• Aplikačný server (Railway): HTTP komunikácia medzi vaším prehliadačom a platformou prechádza cez aplikačný server, ktorý beží v Spojených štátoch amerických. Tento prenos je zabezpečený Štandardnými zmluvnými doložkami podľa vykonávacieho rozhodnutia Komisie (EÚ) 2021/914, ktoré sú súčasťou zmluvy o spracúvaní údajov uzavretej s poskytovateľom. Zmluva pokrýva obe postavenia — údaje, ktoré spracúvame ako prevádzkovateľ, aj údaje, ktoré pre vás spracúvame ako sprostredkovateľ (pozri Naše postavenie).
• AI funkcie (Google Gemini API): text, ktorý odošlete do AI funkcie, spracúva Google v dátových centrách bez obmedzenia na jeden región — nepoužívame regionálny koncový bod ani nastavenie dátovej rezidencie. Prenos je zabezpečený rovnakými zárukami ako pri ostatných službách Google; čo Google s obsahom smie a nesmie robiť, je v časti AI funkcie.
• Doručovanie e-faktúr (Lhosting, s.r.o.): prebieha výhradne v rámci EÚ/EHP — prenos mimo EÚ/EHP má poskytovateľ zmluvne zakázaný, takže k prenosu do tretej krajiny tu vôbec nedochádza.

Úplný zoznam sprostredkovateľov s lokalitou a zárukou pri každom z nich je v prílohe A dokumentu Zmluva o spracúvaní osobných údajov a generuje sa priamo z evidencie, ktorú vedieme — nie je to ručne písaný zoznam, ktorý by mohol zostarnúť.

9. Vaše práva ako dotknutej osoby

Podľa nariadenia GDPR máte práva, ktoré môžete uplatniť zaslaním e-mailu na adresu [email protected]:

• Právo na prístup k údajom: Môžete požadovať potvrdenie a výpis údajov, ktoré o vás spracúvame.
• Právo na opravu: Opravu chybne zadaných údajov (väčšinu môžete upraviť sami priamo v nastaveniach CRM).
• Právo na vymazanie: „Právo na zabudnutie“, ak pominul účel spracúvania alebo odvoláte svoj súhlas.
• Právo na prenosnosť údajov: Export dát v štruktúrovanom, bežne používanom formáte (napr. export transakcií).
• Právo namietať: Proti spracúvaniu na základe oprávneného záujmu vrátane priameho marketingu.

Máte tiež právo podať sťažnosť dozornému orgánu – Úradu na ochranu osobných údajov SR (dataprotection.gov.sk).

10. Súbory cookies a lokálne úložisko

Čo aplikácia ukladá vo vašom prehliadači, opisujú samostatné Zásady používania cookies a lokálneho úložiska. Vlastné cookies nepoužívame; nevyhnutné údaje sú tieto:

Nevyhnutné

Prihlásenie, ochrana účtu a uloženie vašej voľby v tejto lište. Bez nich aplikácia nefunguje; súhlas na ne zákon nevyžaduje.

11. Aktualizácie týchto zásad

Tieto zásady ochrany osobných údajov môžeme priebežne aktualizovať (najmä s ohľadom na vývoj platformy, implementáciu nových funkcií, integráciu platieb alebo zmeny legislatívy).

O každej zásadnej zmene vás budeme vopred informovať priamo v rozhraní aplikácie LAVERDE Hub alebo e-mailom.

1. Identification and Contact Details of the Data Controller

Data security and your privacy are a key priority for La Verde Tech s.r.o.. LAVERDE Hub (hereinafter the "platform" or "CRM") was designed specifically for the needs of freelancers and small studios, so we place extreme emphasis on transparency, security, and fair data processing.

This document explains how we process, protect, and store the personal data of our platform's users and their clients in compliance with Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (hereinafter "GDPR") and Act No. 18/2018 Coll. on Personal Data Protection as amended (hereinafter the "Personal Data Protection Act").

The Data Controller determining the purposes and means of processing your personal data is:

LAVERDE Hub is available at laverdehub.com (the former address hub.laverdetech.sk redirects to it).

2. Our Role: Data Controller vs. Data Processor

When using the LAVERDE Hub platform, La Verde Tech s.r.o. acts in two distinct roles depending on the type of personal data being processed:

1. We act as a Data Controller: in relation to the personal data of you as our user (freelancer, team member, agency representative). We need this data (e.g., registration, contact, and payment details) to provide you with the LAVERDE Hub service, invoice you, and communicate with you.
2. We act as a Data Processor: in relation to the personal data that you input into the CRM yourself (data regarding your clients, projects, tasks, transactions, contacts, and team members). You are the Data Controller for this client data, and we process it strictly based on your instructions via the application's functionality.

That second relationship — us acting as your processor — is governed by a separate Data Processing Agreement under Article 28(3) GDPR. It sets out the scope and purpose of the processing, our obligations, and in Annex A the current list of sub-processors.

3. What Data We Process and for What Purpose

3.1 User Data

La Verde Tech s.r.o. is the data controller in relation to the following data:

3.2 Data You Enter into the CRM

You can store and manage data related to your business within the system. La Verde Tech s.r.o. accesses this data only in an automated manner via code to display it in the interface:

• Clients / CRM: First name, last name, company name, corporate ID/Tax ID, contact details, status.
• Projects and Tasks: Project title, deadlines, budget, hourly rates, logged time (time-tracking), assignees.
• Finance and Transactions: Records of income and expenses, assignment to clients and projects, transaction statuses.
• Calendar: Events linked to clients and projects.
• Email Signatures: Data entered into signature templates (name, position, phone, logos, company links).
• Invoicing and e-invoices: issued and received invoices including their structured XML form, delivery statuses, identifiers within the Peppol network.
• Files attached to projects: documents you upload to a project.

4. Special Categories of Features and Data Security

4.1 Secure Notes

The "Secure Notes" section is used to store highly sensitive information (e.g., access codes, passwords, API keys).

4.2 AI Features (Input and Output via the Gemini API)

LAVERDE Hub features advanced AI-powered capabilities (Proposal → project, Project → client report, AI Note assistant, and AI Copilot).

• These features utilize the official Google Gemini API (Google Ireland Limited).
• For maximum security, all communication runs through our server-side proxy — API keys are not accessible in the browser.
• Only the content you submit for a given feature is sent to the interface — the brief text or an attached file, quote line items, the project plan and project data for a report, or the text of a note. We do not send your sign-in credentials, nor the contents of the parts of your account the feature does not concern.
• We use the interface on its paid tier. Under the Gemini API Additional Terms of Service, Google therefore does not use the content we send, or the responses generated, to improve its products or to train its models. On the free tier of the same interface this would not hold.

4.3 Teams and Ecosystem Sharing

If you use the project team sharing feature, you share the complete project ecosystem (including tasks, notes, calendar, and tracked time) with other users via their emails. As the project owner, you have full control over who is granted access to the shared ecosystem.

5. Recipients and Subcontractors

We do not sell or provide personal data to unauthorized third parties. For our operations, we use the services of these verified data processors:

1. Google Ireland Limited (Dublin, Ireland) – Firebase infrastructure (Firestore database, Firebase Authentication for secure login, cloud storage) and Google Gemini API (processing of AI requests).
2. Railway – the infrastructure provider that runs the platform's application server (Express/Node.js). All HTTP traffic between your browser and the platform passes through this server, including request content, authentication tokens, and your IP address.
3. Google Analytics 4 (Google Ireland Limited) – Traffic measurement on the public pages and in the app, with an anonymised IP address. It loads only after consent is granted in the cookie bar; without consent it does not run and no analytics cookie exists.
4. Lhosting, s.r.o. (Slovak Republic) — certified e-invoice delivery service provider (identifier EFSK000014, Peppol Access Point POP000926). We share with them the data necessary to deliver the document: structured invoice XML under the EN 16931 standard (supplier and buyer identification, line items, amounts), technical identifiers, and delivery statuses.
5. Payment gateway provider (to be integrated in Phase 2) – Payment processing for the Pro plan will be handled securely by a certified processor; our company has no access to card details.
6. State authorities – Only in cases where we are legally required to do so (e.g., tax authorities of the Slovak Republic).

6. E-invoice Delivery via the Peppol Network

LAVERDE Hub is listed in the Slovak Financial Administration's register as an intermediary of the delivery service. It holds no certification of its own — the certified provider behind us is Lhosting, s.r.o.

If you use the send or receive e-invoice feature, Lhosting acts as our sub-processor: it delivers the document over the Peppol network and, where the law requires it, reports it to the Financial Administration.

You choose your own digital postman on the Financial Administration's portal. LAVERDE Hub works the same regardless of which provider you choose.

7. Personal Data Security

The LAVERDE Hub platform is technically secured to a high standard:

• Transmission encryption: All communication takes place exclusively over the secure encrypted HTTPS (SSL/TLS) protocol.
• Database security rules: Access to data in the Firestore database is governed by security rules evaluated on the server side (Firestore Security Rules). Nobody reaches the data without a verified, signed-in identity.
• Backups: Data is automatically replicated and backed up within the cloud ecosystem to eliminate the risk of loss.

8. Personal Data Transfers to Third Countries

Where your data is processed depends on which infrastructure provider (see Recipients and Subcontractors) handles it:

• Database, authentication and file storage (Google): the main database of the platform is provisioned in the United States multi-region (nam5), so it — together with authentication and file storage — runs on Google infrastructure in the US. These transfers are safeguarded by the EU-U.S. Data Privacy Framework (for certified entities) and by the Standard Contractual Clauses under Commission Implementing Decision (EU) 2021/914.
• Application server (Railway): HTTP traffic between your browser and the platform passes through the application server, which runs in the United States. That transfer is safeguarded by the Standard Contractual Clauses under Commission Implementing Decision (EU) 2021/914, which form part of the data processing agreement concluded with the provider. The agreement covers both roles — the data we process as a controller, and the data we process for you as a processor (see Our role).
• AI features (Google Gemini API): text you send to an AI feature is processed by Google in data centres without a single-region restriction — we use neither a regional endpoint nor a data-residency setting. The transfer rests on the same safeguards as the other Google services; what Google may and may not do with the content is set out under AI features.
• E-invoice delivery (Lhosting, s.r.o.): takes place entirely within the EU/EEA — the provider is contractually prohibited from transferring data outside the EU/EEA, so no third-country transfer arises here at all.

The full list of processors, each with its location and safeguard, is in Annex A to the Data Processing Agreement. It is generated from the register we maintain — not a hand-written list that could go stale.

9. Your Rights as a Data Subject

Under the GDPR regulation, you have rights that you can exercise by sending an email to [email protected]:

• Right of access: You can request confirmation and an extract of the data we process about you.
• Right to rectification: Correction of inaccurately entered data (most of which you can modify yourself directly in the CRM settings).
• Right to erasure: The "right to be forgotten" if the purpose of processing has ceased or if you withdraw your consent.
• Right to data portability: Exporting data in a structured, commonly used format (e.g., exporting transactions).
• Right to object: Objecting to processing based on legitimate interest, including direct marketing.

You also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority – the Office for Personal Data Protection of the Slovak Republic (dataprotection.gov.sk).

10. Cookies and Local Storage

What the application stores in your browser is described in the separate Cookie and Local Storage Policy. We use no cookies of our own; the essential data is as follows:

Essential

Sign-in, account protection and storing your choice in this bar. The app does not work without them; the law does not require consent for them.

11. Updates to This Policy

We may continuously update this privacy policy (especially with regard to platform development, implementation of new features, payment integration, or legislative changes).

We will inform you in advance of any major changes directly within the LAVERDE Hub application interface or via email.