1. O čom sú tieto podmienky

Sprostredkovateľ: La Verde Tech s.r.o., J. Palkoviča 3980/4 036 01 Martin, IČO 54986028, [email protected] (ďalej „my“).

Firma: podnikateľ alebo právnická osoba s daným DIČ, ktorú v aplikácii pripájate k e-Faktúre. Vy ste používateľ, ktorý súhlas udeľuje v jej mene.

Firma pri e-fakturácii koná ako podnikateľ. Na vzťah podľa týchto podmienok sa preto nepoužijú ustanovenia VOP určené spotrebiteľom.

Poštár: certifikovaný poskytovateľ doručovacej služby (tzv. digitálny poštár) Lhosting, s.r.o. (EFSK000014), cez ktorého doklady odchádzajú do siete Peppol a z nej prichádzajú.

Vo veciach, ktoré tieto podmienky neupravujú, platia VOP. V prípade rozporu majú vo veciach e-fakturácie prednosť tieto podmienky; vo veciach ochrany osobných údajov má prednosť Zmluva o spracúvaní osobných údajov.

2. Oprávnenie konať za firmu

1. Udelením súhlasu vyhlasujete, že ste oprávnený konať za Firmu v rozsahu týchto podmienok — ako jej štatutárny orgán, alebo na základe jej poverenia.
2. Pripojiť možno len Firmu, ktorá si nás na portáli Finančnej správy SR zvolila za sprostredkovateľa doručovacej služby. Pripojenie predpokladá, že ste uplatnili overovací kód, ktorý sme poslali na e-mailovú adresu Firmy evidovanú Finančnou správou SR. Tento kód nesmiete odovzdať osobe, ktorá za Firmu konať nesmie.
3. Firma môže byť k e-Faktúre pripojená len v jednom účte LAVERDE Hub naraz. Doklady, ktoré za Firmu prijmeme, sa ukladajú do účtu, v ktorom bola v tej chvíli pripojená, a pri zmene účtu sa nepresúvajú. Odporúčame preto Firmu pripojiť v účte, ktorý jej zostane (nie v osobnom účte zamestnanca). Ak má e-faktúry za Firmu prevziať iný účet, napíšte nám a dohodneme postup.
4. Ak sa ukáže, že oprávnenie konať za Firmu ste nemali, sme oprávnení pripojenie Firmy okamžite zrušiť. Za škodu, ktorá tým vznikne Firme, nám alebo tretím osobám, zodpovedáte vy.

3. Čo nás poverujete urobiť

Súhlasom nás Firma poveruje, aby sme v jej mene a na jej účet:

1. požiadali poštára o aktiváciu Firmy v sieti Peppol — tým sa Firma zapíše do verejného registra siete (SMP/SML) pod identifikátorom zostaveným z jej DIČ a stane sa pre ostatných účastníkov siete vyhľadateľnou;
2. zriadili a spravovali pre Firmu prístup k službe poštára;
3. odovzdávali poštárovi doklady, ktoré v aplikácii odošlete, a preberali od neho doklady, ktoré Firme doručia jej dodávatelia;
4. prijímali od poštára informácie o stave doručenia a zobrazovali ich v aplikácii.

Firmu v sieti Peppol nezastupujeme v žiadnej inej veci. Doklad v jej mene sami od seba nevystavujeme ani neodosielame — každé odoslanie je váš pokyn.

4. Kto je kto

1. My nie sme certifikovaným poskytovateľom doručovacej služby. V registri Finančnej správy SR sme vedení ako sprostredkovateľ; certifikovaným poskytovateľom je poštár.
2. Poštár doklady doručuje cez sieť Peppol a v rozsahu, ktorý ukladá zákon, odovzdáva o nich údaje Finančnej správe SR. Pri spracúvaní osobných údajov je naším sub-sprostredkovateľom podľa Zmluvy o spracúvaní osobných údajov.
3. Poskytovateľa doručovacej služby si Firma volí na portáli Finančnej správy SR. Táto voľba je vecou Firmy a Finančnej správy; my ju nemeníme. Ak si Firma zvolí iného poskytovateľa, doklady cez nás posielať ani prijímať nemôže; ostatné funkcie LAVERDE Hub jej zostávajú.
4. Vašou kontaktnou osobou sme my — vrátane technickej podpory a reklamácií. Poštár s Firmou priamo komunikuje len vtedy, ak to vyžaduje právny predpis alebo ak ho Firma sama oslovila.

5. Odosielanie a príjem

1. Firma sa aktivuje na odosielanie aj príjem dokladov, v každom pláne.
2. Po aktivácii jej dodávatelia môžu doručovať faktúry cez sieť Peppol. Doklad doručený do siete sa môže považovať za doručený Firme, aj keď ho nikto neotvoril. Doručené doklady preto v aplikácii priebežne sledujte.
3. Doklad odosielame len odberateľovi, ktorý je v sieti Peppol dosiahnuteľný. Ak nie je, doklad neodíde a aplikácia vám to povie; doručiť ho musíte iným spôsobom.
4. Stav doručenia zobrazujeme tak, ako nám ho oznámi poštár. Ak výsledok odoslania nie je istý, doklad automaticky znova neposielame, aby odberateľ nedostal ten istý doklad dvakrát. Aplikácia ho označí ako neistý; skôr než ho pošlete znova, overte si u odberateľa, či ho nedostal.

6. Zodpovednosť

1. Zodpovedáme za to, že doklad vygenerujeme v štruktúrovanom formáte podľa normy EN 16931 a pravidiel Peppol BIS Billing 3.0 a odovzdáme ho poštárovi.
2. Za obsah dokladu — jeho vecnú, účtovnú a daňovú správnosť — zodpovedá Firma. Doklad, ktorý poštár alebo odberateľ odmietne pre chybné údaje zadané v aplikácii, sa nepovažuje za nedoručený naším zavinením.
3. Za doručenie v sieti Peppol a za oznámenie údajov Finančnej správe zodpovedá poštár; výpadok jeho služby alebo siete Peppol nie je naším porušením týchto podmienok. Ak k nemu dôjde, pomôžeme vám zistiť, čo sa s dokladom stalo, a na požiadanie si od poštára vyžiadame záznam o jeho prenose.
4. Neposkytujeme daňové ani účtovné poradenstvo. Splnenie zákonných povinností Firmy voči Finančnej správe SR — vrátane povinnosti vyhotoviť a doručiť faktúru — ostáva na Firme.
5. Pre rozsah a obmedzenie našej zodpovednosti inak platí článok o zodpovednosti vo VOP.

7. Uchovávanie dokladov

1. Poštár je len tranzitným uzlom: obsah dokladu po doručení vymaže a dlhodobý archív nevedie. Uchováva len prevádzkové údaje o prenose, najviac 12 mesiacov.
2. Odoslané aj prijaté doklady v štruktúrovanej podobe uchovávame my, v aplikácii. Kým máte účet, máte k nim prístup; po zrušení účtu ich ponecháme len po dobu, ktorú ukladá zákon o účtovníctve, už bez vášho prístupu — podrobnosti sú v dokumente Ochrana osobných údajov. Prijaté doklady sú účtovným záznamom a z aplikácie ich nemožno odstrániť pred uplynutím zákonnej lehoty.
3. Povinnosť Firmy archivovať účtovné doklady podľa zákona o účtovníctve tým nezaniká. Odporúčame doklady priebežne exportovať, najmä pred ukončením služby alebo zrušením účtu.

8. Limity a cena

Počet odoslaných dokladov a cena sa riadia plánom, ktorý používate — viď plány vo VOP. Vyčerpanie limitu odoslaných dokladov príjem neobmedzí; pre príjem platí doložka o primeranom použití vo VOP. Za službu poštára platíme my; Firme za ňu poštár nič neúčtuje.

9. Ukončenie

1. Pripojenie Firmy môžete kedykoľvek ukončiť žiadosťou na [email protected]. Za takú žiadosť považujeme aj zrušenie vášho účtu.
2. Pripojenie Firmy môžeme ukončiť aj my — pri porušení týchto podmienok alebo VOP, pri strate vášho oprávnenia konať za Firmu, alebo ak skončí naša spolupráca s poštárom; v poslednom prípade vás upozorníme vopred a pomôžeme s prechodom.
3. Po ukončení zrušíme váš prístup k službe poštára a doklady za Firmu už neodosielame ani nepreberáme. Vyradenie Firmy z verejného registra siete Peppol vybavujeme u poštára my a nemusí nastať okamžite. Dovtedy jej dodávatelia môžu doklady cez sieť Peppol naďalej posielať, ale my ich už nepreberáme a do aplikácie sa nedostanú — Firma by preto mala dodávateľov včas upozorniť. Ak chce Firma pokračovať u iného poskytovateľa, zvolí si ho na portáli Finančnej správy SR a s prechodom jej pomôžeme.
4. Doklady, ktoré už sú v aplikácii, v nej zostávajú podľa Uchovávania dokladov.

10. Zmeny podmienok

1. Tieto podmienky môžeme meniť, najmä pri zmene právnych predpisov, pravidiel siete Peppol alebo služby poštára. Každá zmena dostane novú verziu; predchádzajúce verzie zostávajú dostupné.
2. O podstatnej zmene vás upozorníme vopred v aplikácii alebo e-mailom. Ak so zmenou nesúhlasíte, môžete pripojenie Firmy ukončiť podľa Ukončenia. Ak ho do účinnosti zmeny neukončíte, platí pre Firmu nová verzia.

1. What these terms cover

Intermediary: La Verde Tech s.r.o., J. Palkoviča 3980/4 036 01 Martin, company ID 54986028, [email protected] (“we”).

Company: the business or legal entity with the given tax number (DIČ) that you connect to e-invoicing in the application. You are the user giving consent on its behalf.

In e-invoicing the Company acts as a business, so the provisions of the Terms intended for consumers do not apply to the relationship under these terms.

Carrier: the certified delivery service provider (the “digital postman”) Lhosting, s.r.o. (EFSK000014), through which documents leave for and arrive from the Peppol network.

Matters not governed by these terms are governed by the Terms. In case of conflict, these terms prevail in matters of e-invoicing; in matters of personal data protection the Data Processing Agreement prevails.

2. Authority to act for the Company

1. By giving consent you declare that you are authorised to act for the Company within the scope of these terms — as its statutory body, or under its authorisation.
2. Only a Company that has chosen us as its delivery service intermediary on the portal of the Financial Administration of the Slovak Republic can be connected. Connecting it requires that you have redeemed the verification code we sent to the Company’s e-mail address registered with the Financial Administration of the Slovak Republic. You must not pass this code to anyone who may not act for the Company.
3. A Company can be connected to e-invoicing in only one LAVERDE Hub account at a time. Documents we receive for the Company are stored in the account it was connected to at that moment and do not move when the account changes. We therefore recommend connecting the Company in an account that stays with it (not an employee’s personal account). If another account is to take over e-invoicing for the Company, write to us and we will agree on how.
4. If it turns out that you were not authorised to act for the Company, we may cancel the Company’s connection immediately. You are liable for any damage this causes to the Company, to us or to third parties.

3. What you authorise us to do

By the consent, the Company authorises us, in its name and on its behalf, to:

1. ask the carrier to activate the Company in the Peppol network — this registers the Company in the network’s public register (SMP/SML) under an identifier built from its tax number and makes it discoverable to other network participants;
2. set up and manage the Company’s access to the carrier’s service;
3. hand over to the carrier the documents you send in the application, and receive from it the documents the Company’s suppliers deliver to it;
4. receive delivery status information from the carrier and show it in the application.

We do not represent the Company in the Peppol network in any other matter. We never issue or send a document in its name on our own — every sending is your instruction.

4. Who is who

1. We are not a certified delivery service provider. The register of the Financial Administration of the Slovak Republic lists us as an intermediary; the certified provider is the carrier.
2. The carrier delivers documents through the Peppol network and, to the extent required by law, reports data about them to the Financial Administration. In processing personal data it is our sub-processor under the Data Processing Agreement.
3. The Company chooses its delivery service provider on the portal of the Financial Administration. That choice is a matter between the Company and the Financial Administration; we do not change it. If the Company chooses another provider, it cannot send or receive documents through us; the other features of LAVERDE Hub remain available to it.
4. We are your point of contact — including technical support and complaints. The carrier communicates with the Company directly only where the law requires it or where the Company has approached it itself.

5. Sending and receiving

1. The Company is activated for sending and receiving documents, on every plan.
2. Once it is activated, its suppliers can deliver invoices to it through the Peppol network. A document delivered into the network may be regarded as delivered to the Company even if nobody has opened it. Check the delivered documents in the application regularly.
3. We only send a document to a recipient reachable in the Peppol network. If the recipient is not, the document does not leave and the application tells you so; you have to deliver it another way.
4. We show the delivery status as the carrier reports it to us. If the result of a sending is uncertain, we do not resend the document automatically, so that the recipient does not receive the same document twice. The application marks it as uncertain; before you send it again, check with the recipient that they have not received it.

6. Liability

1. We are responsible for generating the document in the structured format under the EN 16931 standard and the Peppol BIS Billing 3.0 rules and handing it over to the carrier.
2. The Company is responsible for the content of the document — its factual, accounting and tax correctness. A document rejected by the carrier or the recipient because of incorrect data entered in the application is not regarded as undelivered through our fault.
3. The carrier is responsible for delivery in the Peppol network and for reporting data to the Financial Administration; an outage of its service or of the Peppol network is not a breach of these terms by us. If one occurs, we will help you find out what happened to the document and, on request, obtain the record of its transmission from the carrier.
4. We do not provide tax or accounting advice. Fulfilling the Company’s legal obligations towards the Financial Administration — including the obligation to issue and deliver an invoice — remains with the Company.
5. The scope and limitation of our liability are otherwise governed by the liability article of the Terms.

7. Keeping documents

1. The carrier is only a transit node: it deletes a document’s content after delivery and keeps no long-term archive. It retains only operational data about the transmission, for at most 12 months.
2. We keep sent and received documents in their structured form, in the application. While you have an account you can access them; after the account is deleted we keep them only for the period required by the Accounting Act, without your access — details are in the Privacy Policy. Received documents are accounting records and cannot be removed from the application before the statutory period ends.
3. This does not relieve the Company of its obligation to archive accounting documents under the Accounting Act. We recommend exporting documents regularly, especially before the service ends or the account is deleted.

8. Limits and price

The number of documents sent and the price follow the plan you use — see the plans in the Terms. Using up the limit of sent documents does not restrict receiving; receiving is subject to the fair-use clause of the Terms. We pay for the carrier’s service; the carrier charges the Company nothing for it.

9. Termination

1. You can end the Company’s connection at any time by a request to [email protected]. We also treat the deletion of your account as such a request.
2. We may also end the Company’s connection — if these terms or the Terms are breached, if you lose your authority to act for the Company, or if our cooperation with the carrier ends; in the last case we will tell you in advance and help with the transition.
3. After termination we revoke your access to the carrier’s service and no longer send or receive documents for the Company. Removing the Company from the public register of the Peppol network is arranged by us with the carrier and may not happen immediately. Until then its suppliers may still send it documents through the Peppol network, but we no longer collect them and they do not reach the application — the Company should therefore tell its suppliers in time. If the Company wants to continue with another provider, it chooses one on the portal of the Financial Administration and we will help with the transition.
4. Documents already in the application stay there as described in Keeping documents.

10. Changes to these terms

1. We may change these terms, in particular when the law, the rules of the Peppol network or the carrier’s service change. Every change gets a new version; previous versions remain available.
2. We will tell you about a material change in advance, in the application or by e-mail. If you do not agree with it, you can end the Company’s connection under Termination. If you do not end it before the change takes effect, the new version applies to the Company.